Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 31 octobre 2026
La présente politique explique comment l'Association des Anciens de Passy traite les données personnelles des anciens élèves, de leurs proches, des amis de Passy et des visiteurs, sur le site anciensdepassy.fr et sur la plateforme des anciens (app.anciensdepassy.fr). Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
1. Responsable du traitement
Association des Anciens de Passy, association loi 1901, RNA W751006413, SIREN 904 176 286, dont le siège est 2 rue Jean-Baptiste de La Salle, 92500 Rueil-Malmaison, représentée par son président. Contact pour toute question relative à vos données : dpo@anciensdepassy.fr.
Délégué à la protection des données : Eric BETAYENE, dpo@anciensdepassy.fr, ou par courrier au siège de l'association, à son attention.
2. Principes
- Nous ne collectons que les données utiles à la vie du réseau des anciens et à la gestion de l'association.
- Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucune donnée. Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires.
- Chaque membre choisit, information par information, qui peut voir quoi dans l'annuaire.
- Les accès des bénévoles et salariés habilités sont limités à leur périmètre et chaque consultation ou modification de données de membres est journalisée.
3. Données traitées
Données de l'ancien et du membre
- Identité : civilité, nom, nom de naissance, prénom, sexe, date de naissance, photographie si vous en déposez une.
- Coordonnées : adresses postales, adresses électroniques, numéros de téléphone.
- Scolarité à Passy : maisons fréquentées, classes, dernière classe, promotion, série et spécialités du baccalauréat, enseignements, sections de rattachement (professeurs, parents, amis…).
- Parcours : expériences professionnelles, formations, réalisations, présentation, centres d'intérêt, langues, liens vers un profil professionnel ou un site, propositions d'entraide (mentorat, recrutement, recherche d'opportunités).
- Vie associative : adhésions aux promotions, cercles, ambassades et sections, fonctions associatives, décorations que vous choisissez d'afficher, relations entre membres, publications, réactions, participation aux sondages et aux évènements.
- Cotisations et billets : formule, montants, dates, mode et état du paiement, reçus, billets nominatifs. Les données de carte bancaire sont saisies directement chez le prestataire de paiement et ne sont jamais reçues ni conservées par l'association.
- Préférences : abonnements aux rubriques, choix des e-mails reçus, choix de visibilité, consentement au suivi détaillé des lectures.
- Liens familiaux entre anciens et informations relatives au décès d'un ancien (voir § 9).
Données de compte et de sécurité
- Adresse de connexion, identifiant technique du compte, date d'acceptation des conditions d'utilisation, moyens de connexion activés (mot de passe, double authentification), sans que l'association ait jamais accès à votre mot de passe.
- Journaux de connexion et journal d'audit : date, heure, adresse IP, action effectuée et résultat.
Messagerie
Le contenu des messages échangés sur la plateforme est chiffré dans notre base de données. Les conversations privées entre deux membres ne sont accessibles à aucun gestionnaire. Les discussions de groupe peuvent être lues par les modérateurs habilités de ce groupe, uniquement pour leur modération, chaque ouverture étant journalisée.
Demandes d'accès et d'aide
Lorsque vous demandez l'accès à la plateforme ou écrivez au support : identité, date de naissance, profil (ancien élève ou proche), dernière classe, promotion, type de baccalauréat, section, adresse électronique, téléphone et message.
4. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (article 6 du RGPD) |
|---|---|
| Tenue du fichier des anciens et des membres, gestion des adhésions et des cotisations, organisation de la vie associative (assemblées générales, instances, élections) | Exécution du contrat d'adhésion et des statuts (b), intérêt légitime de l'association à maintenir le lien entre anciens (f) |
| Annuaire des anciens réservé aux membres connectés, mise en relation, messagerie, espaces des promotions, cercles et ambassades | Intérêt légitime (f), dans le respect des choix de visibilité de chaque membre |
| Vérification des demandes d'accès (rapprochement avec le fichier des anciens) | Mesures précontractuelles prises à votre demande (b) |
| Paiement des cotisations et des billets, émission des reçus, comptabilité | Exécution du contrat (b), obligations légales comptables (c) |
| E-mails de service (connexion, sécurité, reçus, billets, réponses) | Exécution du contrat (b) |
| Lettres d'information et campagnes de l'association | Intérêt légitime de l'association envers ses membres (f), avec désinscription en un clic dans chaque message |
| Mesure d'audience globale des campagnes (nombre d'ouvertures et de clics, sans identifier personne) | Intérêt légitime (f) |
| Suivi nominatif de vos lectures et clics | Consentement (a), retirable à tout moment dans vos préférences |
| Mise à jour des décès par rapprochement avec le fichier public des personnes décédées de l'INSEE | Intérêt légitime (f) : exactitude du fichier et arrêt des envois aux personnes décédées |
| Sécurité des services, prévention de l'aspiration de l'annuaire et des fraudes, journal d'audit | Intérêt légitime (f), obligation de sécurité (article 32 du RGPD) |
| Réponse aux demandes des autorités | Obligation légale (c) |
Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé (article 22 du RGPD).
5. Qui peut voir vos données
- Les autres membres, dans l'annuaire réservé aux membres connectés, selon vos choix de visibilité : réseau, relations seulement, ou vous seul. Par défaut, vos adresses électroniques, téléphones et adresse complète ne sont visibles que de vos relations, et votre date de naissance de vous seul. L'annuaire n'est jamais public ni indexé par les moteurs de recherche. Vous pouvez demander à ne plus y figurer.
- Les bénévoles et salariés habilités de l'association (bureau, conseil d'administration, responsables de promotion, de cercle ou d'ambassade, gestionnaires), dans la stricte limite de leur rôle et de leur périmètre. Leurs accès sont nominatifs, protégés par une double authentification pour les fonctions d'administration, et journalisés.
- Nos sous-traitants, pour les seules prestations décrites ci-dessous, sous contrat conforme à l'article 28 du RGPD.
- Les autorités, sur réquisition légalement fondée.
Sous-traitants et prestataires
| Prestataire | Prestation | Localisation des données |
|---|---|---|
| OVH SAS (France) | Location des serveurs exploités par l'association, stockage des sauvegardes chiffrées | France |
| Scaleway SAS (France) | Acheminement des e-mails transactionnels et des campagnes | France (région Paris) |
| Cloudflare, Inc. (États-Unis) | Protection contre les attaques, acheminement sécurisé des connexions, vérification anti-robots des formulaires publics (Turnstile) | Réseau mondial, voir § 7 |
| Stripe Payments Europe Limited (Irlande) | Paiement en ligne des cotisations et des billets | Union européenne, voir § 7 |
| HelloAsso SAS (France) | Collecte des dons au moyen de son formulaire, sous sa propre responsabilité pour les données qu'il recueille | France |
L'authentification (service de connexion), la base de données, les fichiers, la supervision et les journaux sont hébergés sur les serveurs exploités par l'association elle-même, sans prestataire tiers. Les cartes de la plateforme sont servies par nos propres serveurs. Les polices de caractères sont servies par nos serveurs, sans appel à un service tiers depuis votre navigateur.
6. Intelligence artificielle
L'association peut recourir à des outils d'intelligence artificielle pour l'assister dans le traitement des données qu'elle détient : qualité et dédoublonnage du fichier, rapprochement des demandes d'accès avec les fiches existantes, rédaction et relecture de contenus, aide à la modération. Ce recours obéit aux règles suivantes.
- Les outils sont exécutés sur des serveurs privés de l'association, ou fournis dans le cadre de licences professionnelles ou entreprise dont les conditions contractuelles excluent toute réutilisation des données pour l'entraînement des modèles et garantissent leur confidentialité.
- Seules les personnes habilitées y ont accès, pour les seules finalités décrites dans la présente politique.
- Les données transmises sont limitées au strict nécessaire (minimisation), et pseudonymisées lorsque cela est possible.
- Toute proposition issue de ces outils est vérifiée par une personne avant d'être appliquée, et aucune décision vous concernant n'est prise de manière exclusivement automatisée (article 22 du RGPD).
- L'association respecte, dans la mesure où il lui est applicable, le règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle, notamment ses obligations de transparence.
Lorsque ces outils impliquent un transfert hors de l'Union européenne, il est encadré dans les conditions du § 7. Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient traitées au moyen de tels outils en écrivant à dpo@anciensdepassy.fr.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Les données de la plateforme sont hébergées en France. Certains prestataires peuvent toutefois traiter des données hors de l'Union européenne, en particulier aux États-Unis : Cloudflare, pour l'acheminement des connexions et la vérification anti-robots, et Stripe, dont la société mère peut intervenir dans le traitement des paiements. Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, pour les entreprises certifiées, et à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (article 46 du RGPD), complétées de mesures de sécurité. Une copie des garanties peut être obtenue auprès de dpo@anciensdepassy.fr.
8. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Fiche de l'ancien (identité, scolarité, parcours) | Tant que dure le lien avec l'association, la finalité du fichier des anciens étant de maintenir ce lien dans la durée. Suppression ou anonymisation sur demande, sous réserve des obligations légales ci-dessous |
| Compte de connexion | Jusqu'à sa fermeture, à votre demande ou par l'association |
| Demande d'accès non aboutie | 1 an après la décision |
| Pièces comptables (cotisations, billets, reçus) | Dix ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Sessions de connexion | 30 minutes d'inactivité, 10 heures au plus |
| Registre des connexions | 13 mois |
| Notifications de la plateforme | 90 jours |
| Messages des discussions de groupe | 6 mois |
| Conversations privées effacées par les deux membres | 1 an après le dernier effacement, puis suppression définitive |
| Messages supprimés par leur auteur (archive) | 1 an |
| Journal d'audit | 2 ans en base, la copie technique des journaux étant conservée 180 jours |
| Sauvegardes chiffrées | Selon leur cycle de rotation, 1 an au plus. Les données supprimées disparaissent des sauvegardes à l'expiration de celles-ci |
9. Décès d'un ancien
Pour tenir le fichier à jour et ne plus écrire aux personnes disparues, l'association rapproche chaque mois son fichier du fichier public des personnes décédées publié par l'INSEE. Chaque correspondance est vérifiée par un gestionnaire avant toute mise à jour. Avec l'accord de la famille, un faire-part peut être publié à l'intention des membres. La fiche d'un ancien décédé est conservée au titre de la mémoire de l'association et retirée de l'annuaire.
Conformément à l'article 85 de la loi du 6 janvier 1978, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès, et désigner une personne chargée de leur exécution. Les héritiers peuvent également exercer certains droits dans les conditions prévues par ce texte.
10. Mineurs
La plateforme est destinée aux anciens élèves ayant quitté l'établissement et aux proches de Passy. Un ancien élève peut s'y inscrire dès l'âge de 16 ans : certains n'ont pas encore 18 ans à la rentrée qui suit l'obtention de leur baccalauréat. En France, un mineur peut consentir seul au traitement de ses données à partir de 15 ans (article 45 de la loi du 6 janvier 1978, pris en application de l'article 8 du RGPD) : un membre inscrit, âgé de 16 ans au moins, consent donc lui-même lorsque le traitement repose sur le consentement. Les personnes de moins de 16 ans ne peuvent pas s'inscrire, et toute fiche ou demande les concernant qui serait portée à notre connaissance est supprimée.
Les informations destinées aux membres mineurs sont rédigées en termes clairs et simples. Leurs coordonnées ne sont visibles par défaut que de leurs relations, comme pour tout membre, et ils exercent eux-mêmes leurs droits, notamment le droit à l'effacement des données collectées lorsqu'ils étaient mineurs (article 51 de la loi du 6 janvier 1978).
11. Sécurité
L'association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées (article 32 du RGPD), parmi lesquelles : chiffrement des connexions, connexion par un service d'authentification dédié sans que la plateforme ne voie jamais votre mot de passe, double authentification obligatoire pour les fonctions d'administration, sessions conservées côté serveur, droits d'accès par rôle et par périmètre, journal d'audit inaltérable, chiffrement des messages en base, limitation du nombre de recherches et de consultations contre l'aspiration de l'annuaire, analyse antivirus et ré-encodage des fichiers déposés avec suppression de leurs métadonnées (dont la localisation), sauvegardes chiffrées, mises à jour régulières. En cas de violation de données présentant un risque, l'association notifie la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées dans les conditions des articles 33 et 34 du RGPD.
12. Cookies et traceurs
Le site anciensdepassy.fr ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni traceur publicitaire.
La plateforme utilise un seul cookie, __Host-session, strictement nécessaire à votre connexion : il contient un identifiant aléatoire de session, sans aucune donnée personnelle, et expire à la fin de la session. Il est exempté de consentement (article 82 de la loi du 6 janvier 1978). Le service de connexion dépose ses propres cookies techniques, strictement nécessaires à l'authentification. Les formulaires publics utilisent la vérification anti-robots Cloudflare Turnstile, sans finalité publicitaire.
Les e-mails de campagne contiennent une image de mesure qui compte les ouvertures de façon globale, sans vous identifier. Le suivi nominatif de vos lectures n'a lieu qu'avec votre consentement, retirable à tout moment.
13. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition (articles 15 à 21 du RGPD), du droit de retirer votre consentement à tout moment, et du droit de définir des directives après votre décès. Vous pouvez vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, aux envois d'information de l'association.
Une grande partie de ces droits s'exerce directement dans votre espace : modification de votre profil, choix de visibilité, préférences d'e-mails, consentement au suivi des lectures, effacement de vos conversations. Pour toute autre demande, notamment la copie de vos données, leur effacement ou le retrait de l'annuaire, écrivez au délégué à la protection des données, dpo@anciensdepassy.fr, ou au siège de l'association. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
14. Modifications
La présente politique peut évoluer, notamment pour tenir compte de nouvelles fonctions ou d'évolutions réglementaires. La date de mise à jour figure en tête de page. En cas de changement important, les membres en sont informés sur la plateforme ou par e-mail.